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一臺(tái)電腦或手機(jī)就可完成一次會(huì)議會(huì)后傳達(dá)，如今即時(shí)通訊系統(tǒng)就可以做到。近日，A省周省長(zhǎng)就用即時(shí)通訊工具做了一次政務(wù)會(huì)議議后信息傳達(dá)，并取得圓滿成功。

會(huì)議的內(nèi)容主要是討論高校研究生的就業(yè)工作，參會(huì)人員主要是教育部門(mén)、人事部門(mén)、勞動(dòng)和社會(huì)保障部門(mén)以及部分高校的負(fù)責(zé)人。大會(huì)上大家進(jìn)行了緊密討論和問(wèn)題的探討，有許多的問(wèn)題需要會(huì)議后進(jìn)行整理反饋，于是即時(shí)溝通工具由負(fù)責(zé)人將議論重點(diǎn)發(fā)起，讓相關(guān)人員回復(fù)參與。主要流程如下：

一、邀請(qǐng)所有與會(huì)人員到即時(shí)溝通工具的頻道里

1、邀請(qǐng)人員到工作空間

A省已經(jīng)購(gòu)買(mǎi)了即時(shí)通訊軟件，由于這次的會(huì)議有一些新人員并沒(méi)有加入工作空間。這次系統(tǒng)管理員將其他人員邀請(qǐng)到工作空間里來(lái)，具體邀請(qǐng)方式見(jiàn)下圖。

2、創(chuàng)建參會(huì)頻道

頻道的作用相當(dāng)于群，根據(jù)不同的項(xiàng)目創(chuàng)建不同的頻道。因?yàn)檫@次的會(huì)議有一定的保密邀請(qǐng)，所以系統(tǒng)管理員在創(chuàng)建參會(huì)頻道時(shí)選擇的是“專(zhuān)用頻道”。專(zhuān)用頻道只有被邀請(qǐng)的成員才能進(jìn)入頻道，頻道內(nèi)部聊天更安全。具體創(chuàng)建方式，如下圖。

3、邀請(qǐng)相關(guān)人員到頻道內(nèi)

管理員將所有的參會(huì)人員全部添加到頻道中來(lái)。具體步驟見(jiàn)下圖。

二、會(huì)議準(zhǔn)備開(kāi)始討論以及后續(xù)記錄全可查

1、討論話題直接發(fā)送給某個(gè)成員或整個(gè)團(tuán)隊(duì)，可獲得即時(shí)反饋?；貜?fù)的內(nèi)容直接在該消息下方“串聯(lián)”在一起，方便查看和統(tǒng)計(jì)。

2、消息編輯、刪除功能保障信息準(zhǔn)確性和保密性

3、消息分類(lèi)更好匯總問(wèn)題

使用“#+消息類(lèi)別”形式發(fā)布信息，實(shí)現(xiàn)消息的分類(lèi)。如點(diǎn)擊“#每周問(wèn)題”，所有這類(lèi)的消息被聚在一起，十分方便查閱。

政府開(kāi)會(huì)是必不可少的工作途徑，以前召開(kāi)一個(gè)會(huì)議人員需要從四面八方趕來(lái)。食宿費(fèi)、交通費(fèi)、場(chǎng)地費(fèi)等算下來(lái)也是不小的開(kāi)支。通過(guò)即時(shí)溝通工具召開(kāi)會(huì)議，減少了各項(xiàng)開(kāi)支，將會(huì)議的成本降到最低。為提高行政效能、節(jié)約行政成本樹(shù)立了表率。

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