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郵件作為合同審批的主要工具已經(jīng)被使用了很多年了。但隨著信息化的加快，郵件審批流程的問題也日益凸顯了出來。通過郵件進(jìn)行合同審批整套流程走下來，冗長繁瑣，嚴(yán)重影響各部門的工作效率。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、審批人郵箱地址易出錯(cuò)。用郵件發(fā)起合同審批需要逐個(gè)輸入審批人員的郵箱地址，難免有輸入錯(cuò)誤的情況發(fā)生從而導(dǎo)致審批人無法看到郵件。

2、審批人看郵件的時(shí)間無法保證。郵箱不像溝通工具那樣會(huì)時(shí)不時(shí)的點(diǎn)開查看。一般領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣喜歡早上看下有沒有郵件，而合同審核若是晚些時(shí)候發(fā)起，可能會(huì)錯(cuò)過。

3、各類合同管理難度大、溝通成本高，影響效率。尤其是對(duì)于合同管理人員，每天需要審批的合同類型多且緊急情況不一。不同類型的合同審批需要抄送給不同的領(lǐng)導(dǎo)并進(jìn)行溝通。合同的審核速度慢、溝通成本高，大大影響了效率。

J2L3x 數(shù)字工作空間系統(tǒng)，協(xié)同辦公其合同審批功能在流程上進(jìn)行了簡(jiǎn)化，在安全上進(jìn)行了升級(jí)。辦公協(xié)同即時(shí)溝通軟件助力企業(yè)合同管理更加規(guī)范化、數(shù)字化和安全化。

一、J2L3x 數(shù)字工作空間系統(tǒng)如何進(jìn)行合同審批

1、合同分類及管理。合同發(fā)起人根據(jù)合同不同的類型創(chuàng)建不同的專用頻道。如投資合同、融資合同、施工合同、分包合同、采購合同、租賃合同等。

2、邀請(qǐng)需要對(duì)應(yīng)的審批人員進(jìn)入到對(duì)應(yīng)的頻道里。

3、頻道里合同審批過程。發(fā)起人在對(duì)應(yīng)頻道里發(fā)起合同審批申請(qǐng)，并@頻道里所有需要審批的人員。

4、被@到的人員進(jìn)行審批回復(fù)。有問題便可即時(shí)提出，回答者直接在下方進(jìn)行回復(fù)。待所有審批人員都回復(fù)通過后，合同審批流程走完。

二、 J2L3x 數(shù)字工作空間系統(tǒng)讓合同審核更高效管理更直觀

1、響應(yīng)快。傳統(tǒng)的郵件審批往往容易形成官僚作風(fēng)體系，審批進(jìn)程往往會(huì)卡到某個(gè)審批人員上而拖慢審批效率。而用 J2L3x 合同審批功能，所有的審批人員都是在陽光下。可以清楚看到哪個(gè)人員沒有即時(shí)回復(fù)。在問題溝通上，直接在底下引用回復(fù)，也大大提高了協(xié)同效率。

2、辦公協(xié)同即時(shí)溝通工具讓合同審批更順暢。 J2L3x 數(shù)字工作空間系統(tǒng)作為辦公即時(shí)溝通軟件，當(dāng)審批人員有消息時(shí)會(huì)實(shí)時(shí)進(jìn)行提醒。另外合同中出現(xiàn)的問題，也可以直接在下方進(jìn)行溝通并修改。這樣，大大提高的溝通的效率。

3、專有頻道讓合同管理更直觀。在 J2L3x 里建立合同審核專有工作空間，根據(jù)不同的合同類型建立專屬的頻道，邀請(qǐng)對(duì)應(yīng)的審批人員進(jìn)入頻道中。不同類型的合同對(duì)應(yīng)不同的審批人員，在后期做好合同整理匯總和分類時(shí)更加直觀。

三、J2L3x 數(shù)字工作空間系統(tǒng)合同審批功能讓流程事半功倍

1、有利于更快的回籠資金。時(shí)間就是金錢加快合同審批速度縮短周期，合同走的快、錢回來的快。

2、有利于辦事效率的提高。在審批流程中大家互相監(jiān)督提醒，進(jìn)一步提高了效率。

3、有利于節(jié)省時(shí)間成本。所有的審批人員都在陽光下進(jìn)行，可以互相監(jiān)督。溝通的時(shí)間成本也大大降低。

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