在過去,很多企業(yè)在分享文件或者的重要信息時(shí),一般都是使用郵件。但是,郵件存在著諸多缺點(diǎn),比如:1、分享的信息或文件在到達(dá)對方收件箱時(shí)可能被當(dāng)成垃圾郵件,存在丟失或刪除的風(fēng)險(xiǎn);2、郵件很難做到對消息或文件進(jìn)行分類處理,往往不易做資源整合;3、對分享的文件或信息發(fā)表討論時(shí),往往回應(yīng)不及時(shí),缺乏協(xié)作性。企業(yè)內(nèi)部即時(shí)通訊工具可解決這一問題,以下以大型制造業(yè)企業(yè)為例,談?wù)勊侨绾卫?nbsp;J2L3x 企業(yè)內(nèi)部即時(shí)通訊工具進(jìn)行知識(shí)分享框架的構(gòu)建的。
1、創(chuàng)建“知識(shí)分享”工作空間。
J2L3x 里一個(gè)服務(wù)器下方可以創(chuàng)建多個(gè)工作空間。工作空間相當(dāng)于一個(gè)大的整合,將有共同任務(wù)的成員邀請到同一個(gè)工作空間里,隨時(shí)隨地進(jìn)行交流。這邊我們創(chuàng)建的是名為“知識(shí)分享”的工作空間。
下圖為工作空間的創(chuàng)建步驟:
2、創(chuàng)建頻道并進(jìn)行分類。頻道與我們熟悉的微信群差不多,根據(jù)不同的知識(shí)類型。我們將頻道分為了三大類,分別為:資訊、市場和政策。資訊類下創(chuàng)建了三個(gè)頻道,分別為行業(yè)新聞、企業(yè)新聞和技術(shù)新聞;市場類下創(chuàng)建了兩個(gè)頻道,分別為產(chǎn)品報(bào)價(jià)、展會(huì)資訊;政策類下創(chuàng)建了兩個(gè)頻道,分別為行情動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)。
3、邀請相關(guān)成員。根據(jù)不同的頻道,邀請不同的人員進(jìn)入。由于頻道有專用和公開之分,公開頻道是大家可通過搜索就可以進(jìn)入的,專用頻道必須通過邀請才能進(jìn)入。因?yàn)檫@個(gè)工作空間主要是對知識(shí)的分享,所以特意將所有的頻道都創(chuàng)建成公開的,以便大家隨時(shí)隨地進(jìn)行分享。
下圖為邀請成為的步驟:
4、準(zhǔn)備工作已完畢,接下來就是大家在頻道里進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的分享。
(1)固定消息。對于一些有意義的帖子,希望大家第一時(shí)間可以閱讀到??梢栽谔酉路竭x擇“固定消息”按鈕,使該帖子能夠置頂,方便大家閱讀。
(2)保存消息。對于一些價(jià)值的帖子,需要長期收藏??梢栽谔酉路竭x擇“保存消息”按鈕,使該帖子能夠保存到頻道里,方便隨時(shí)查閱。
(3)消息回復(fù)。對于帖子有任何的看法都可以在帖子下方進(jìn)行回復(fù),所有的回復(fù)將“串聯(lián)”在一起,方便查看。
通過 J2L3x 創(chuàng)建的知識(shí)分享空間,將信息資源整合到了即時(shí)通訊軟件中,建立起了“知識(shí)庫”。對于加強(qiáng)信息資源的有效管理,提高員工的學(xué)習(xí)和創(chuàng)造能力有著極大的促進(jìn)作用。
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